Статья 5 вопросов при выборе программы для СЦ от тех, кто сомневается

С 2013 года мы помогаем сервисным центрам развиваться и увеличивать доход. В этой статье расскажу о самых популярных вопросах владельцев ремонтных мастерских и сервисных центров, которые думают об установке программ для учета и управления.

Вопрос 1. Зачем нам ваша программа? У нас все в тетрадке (или в Excel) и все в порядке

Если у вас действительно все в порядке — отлично, искренне рад. Но сколько времени вы тратите на создание и печать документов? Сколько времени считаете прибыль за день/неделю/месяц? А сколько времени уходит на то, чтобы посчитать зарплату сотрудникам?

Пользователи “Базы Квитанций” видят всю информацию практически моментально, они не занимаются бумажками, они занимаются бизнесом и зарабатывают деньги. Всю рутину программа делает проще и приятнее. Вы всегда в курсе, как идут дела в компании. Вы можете оставить сервис, уехать в отпуск на неделю и быть уверенным, что все в порядке.

Вопрос 2. Облачные программы — это плохо, вот у нас все на компьютере и все отлично. Что будет когда пропадёт интернет?

А что делать когда пропадет электричество?
Не мне рассказывать вам, какие бывают проблемы с техникой. Что вы будете делать если у вас «полетит» диск с базой клиентов и заказов? Восстанавливать по бумажкам будет очень неприятно. А как получить доступ к базе когда вы в дороге? Как сотрудник на выезде поставит в заказ работы и запчасти?

“БазаКвитанций” использует мощности дата-центра Ростелеком (М1), крупнейшего в России провайдера облачной инфраструктуры. Дата-центр соответствует уровню защищенности Tier-3, это максимальный уровень защиты для гражданских целей (выше только гостайна и оборонные задачи).
Данные хранятся таким образом, что не попадут ни конкурентам, ни друг
им пользователям.

Вопрос 3. А если ваша программа встанет?

Сбои в работе программы бывают крайне редко. Последний сбой был настолько давно, что система мониторинга даже его уже не помнит. Мы делаем все возможное для поддержания работоспособности нашего сервиса.

Вопрос 4. Завтра вы поднимите цену и что нам делать?

Программа работает с 2013 года. За это время мы незначительно увеличивали цены, но делали это только при добавлении нового функционала.
При этом есть возможность только нужные функции и не платить за лишнее. Подобных предложений мы не нашли у других компаний.
Ценовая политика “Базы Квитанций” основана на принципе «сохранения доверия». Это означает, что если вы нам доверяете и своевременно оплачиваете лицензию на программу, то набор функций и цена для вас сохраняются.
Если вы все равно не доверяете нашим обещаниям и репутации, то вы всегда можете приобрести лицензию на 12 и более месяцев с 20% скидкой и быть уверенными, что на этот период вы используете полную версию программы с последними обновлениями.

Вопрос 5. Что делать, если мы захотим сменить программу, а все данные у вас?

Если вы переживаете, что все данные останутся где-то на наших серверах и вы не сможете их забрать при первом желании — то этот страх не оправдан. Вы можете экспортировать свои заказы, клиентов, товары и их остатки, а также услуги в Excel. Также возможен быстрый импорт данных из вашей старой программы в “Базу Квитанций” для более быстрого и комфортного переезда.

“База Квитанций” создается с учетом пожеланий подписчиков. Мы держим с постоянный контакт с помощью нашего чата техподдержки внутри программы, чата в Телеграмме (t.me/ticketdb_chat), а также по телефону 8-903-951-0369. Если у вас остались вопросы — дайте нам знать, будем рады ответить на них.

Просмотр статуса заявки. Установка на сайт.

“БазаКвитанций” позволяет вашим клиентам узнавать о ходе работ без звонка в офис.

Для этого им нужно попасть в форму просмотра состояния и ввести уникальный код. Он генерируется автоматически для каждой заявки в системе.

Статус ремонта

Если сайта у вас почему-то нет, то данная форма расположена по адресам:
https://online.ticketdb.ru/status/
или
https://ticketdb.ru/status/.

Ссылка на неё автоматически печатается в стандартной квитанции.

Внешний вид формы
Внешний вид формы

Если сайт есть, то установите в его код строку:

<iframe frameborder="no" scrolling="no" src="https://online.ticketdb.ru/status/" width="800" height="346"></iframe>

Значения параметров weight (ширина окна) и height (высота окна) устанавливайте по своему усмотрению.

Примеры реализации:
Сервис-Плюс Кнопка “Статус ремонта”
Апгрейд-Сервис

Заполнение гарантийного талона

Гарантийный талон доступен для печати из квитанции и из документа “Отгрузка”.

Содержит перечень товаров и услуг, количество позиции, единицы измерения, срок гарантии и серийный номер.

Чтобы установить гарантийный срок, предварительно укажите его в карточке с описанием товара или услуги.

Формат произвольный: 24 дня, 1 месяц, 3 месяца и т.д.

Серийный номер для товара указывается непосредственно в отгрузке. Либо в ручном режиме, либо выбирается из тех, что были введены при оформлении приёмки товара.
Серийный номер

После этого их можно добавлять.
В квитанции, нажмите кнопку “+ со склада”
Вас перекинет в новый документ “Отгрузка”
И там из справочника вы сможете добавить необходимые услуги и товары

Гарантийный срок из карты товара\услуги автоматически попадает в бланк гарантийного талона.

Отправка SMS-уведомлений

Для того, чтобы отправлять SMS-сообщения своим клиентам нужно выполнить 2 действия.
1. Написать в службу поддержки о том, что Вам нужна эта функция
2. Перейти на сайт smsc.ru используя отправленный Вам логин и пароль и пополнить баланс.

Отправка SMS

После этого в окне просмотра\редактирования квитанции нажмите на кнопку “Отправить SMS” в виде почтового конверта.
Текст сообщения генерируется заранее, согласно шаблонам, заданным в настройках.

Можно тут же переключиться на нужный и изменить текст. Информация о длине сообщения выводится справа от кнопки “Отправить”.

Настройка шаблонов сообщений

Сообщения, отправляемые клиентам при приёме, выдаче заявки, а так же с целью получения обратной связи имеют разный вид.
Используйте свой шаблон для каждого типа сообщений, чтобы сэкономить время.
Шаблоны SMS
Переменные для вставки доступны справа. Если их не достаточно, пишите в техподдержку, добавим.

Настройка произвольного количества сообщений


БазаКвитанций может запретить отправку более чем 1 сообщения для заказа, для этого в Общих настройках снимите отметку “Отправка произвольного количества сообщений” и нажмите “Сохранить”.

Проблемы с доставкой сообщений

По умолчанию в СМС-Центре активированы каналы с негарантированной доставкой. Цена отправки сообщения по ним существенно ниже, но в некоторые периоды сообщения пропадают в пути.
Чтобы избежать этого, активируйте в настройках СМС-Центра следующий пункт:

Разрешить использование более дорогих маршрутов для гарантированной доставки сообщений

Следующий раздел: Нестандартный бланк квитанции

Как добавить нового мастера \ исполнителя

Рассмотрим несколько случаев.

1. Создайте нового контрагента в справочнике “Контрагенты“. Присвойте ему группу “Исполнитель”. Для внесения изменений перезайдите в сервис.

Готово. Новый исполнитель появился появится в списке при просмотре и редактировании квитанции.

2. Создайте нового пользователя, и присвойте ему права “Мастер” в профиле. Для внесения изменений перезайдите в сервис.

Готово. Пользователь появился в списке при просмотре и редактировании заявки.

Это произошло потому что при создании пользователь автоматически добавляется в список контрагентов, а при выборе “Мастера” контрагенту присваивается группа “Исполнитель”.

3. Вы завели пользователя, и дали ему какую-то из созданных ролей.

Исполнитель не появится в списке.
Т.к. там видны только контрагенты группы “Исполнители”, а к этой группе пользователь не отнесен.
Это можно исправить.
Зайдите в справочник “Контрагенты
Введите в поиск имя пользователя
В профиле контрагента присвойте ему группы “Исполнитель”.
Перезайдите для внесения изменений.

Вы великолепны!

Продажи

Продажа любого аксессуара занимает не более 10 секунд. Все что нужно от вас – держать в руках товар с напечатанным штрих-кодом.

  1. Нажать кнопку “+ продажа” в главном окне
  2. В открывшейся отгрузке сканером ввести код или артикул нужного товара
  3. Нажать на кнопку “сохранить и оплатить”


Чтобы не выбирать контрагента каждый раз при продаже частному лицу в профиле пользователя можно выбрать контрагента для продаж по умолчанию. Рекомендуем назвать его “Частное лицо. Продавец Фамилия И.О.”. Так можно будет собирать статистику продаж каждого сотрудника.

Когда все настроено, то продажа зарядника выглядит вот так

Еще один способ, создать “Отгрузку” в меню “Склад“.

Добавьте товар со склада и сохраните документ.

Оформите поступление денег.

В “Отгрузке” нажмите “Создать документ”. Выберите “Кассовый приход” для наличных денег, или “Входящий платеж” если платеж безналичный. Обратите внимание на организацию, на счет которой будут зачислены деньги.

Если сумма в связанных кассовых документов меньше, чем в “Отгрузке”, то автоматически сформируется задолженность покупателя перед вами.

Настройка прав доступа

Политика безопасности обеспечивает тонкую настройку прав доступа пользователя к любой функции и подразделениям организации в системе.

Функции для документов: просмотр, создание, редактирование и удаление.
Функции для подразделений: видимость по принадлежности к структурной единице.

“Роль”
Это шаблон с набором прав для различных групп пользователей. Настройте его один раз, и исопльзуйте для неограниченного количества сотрудников.

Расширенное управление правами пользователей

Во вкладке
Администрирование ➤ Мой сервис ➤ Права и роли
нажмите кнопку “Добавить”
введите название роли
отметьте соответствующие данной роли функции
для “Мастера” это могут быть
“Квитанции”
“Создание” и “Просмотр” (Редактирование (или же расширенный просмотр), как правило, оставляют менеджерам, а удаление – Администраторам)
“Склад” нужен если пользователь добавляет товары и услуги из складского справочника.
“Касса” – для ответственных для оформление поступления денежных средств
выбрав нужные возможности жмите “Сохранить” под таблицей.

Доступ к подразделениям.
Офис
Доступность офисов для выбора при приёме
Склады
Отвечает за доступ к складам в документах.
Организации
Обязательно укажите доступ к подразделению “Вне организации”. Иначе пользователи могут потерять доступ к заявкам, оформленным от имени пользователя без приписки к организации.
Почему так.
При оформлении квитанции организация наследуется из профиля пользователя. Если пользователь не приписан к организации, то квитанция создается с пометкой “Вне организации”.

перейдите в
Администрирование ➤ Мой сервис ➤ Пользователи
выберите конкретного пользователя из списка

В нижней части экрана, напротив слова “Роль” выберите из выпадающего списка нужный набор прав.
Нажмите кнопку “Сохранить”

Расширенное управление правами пользователей

Если подходящей роли нет, то можно указать индивидуальный набор прав.
Для этого выберите “Персональные настройки” (специально подчеркнуто, т.к. нажать “Настроить” будет недостаточно), обозначьте нужные и права и нажмите “Сохранить”.
Для изменения прав доступа, пользователю следует перелогиниться и в некоторых случаях очистить кэш браузера.

Следующий раздел: Отправка SMS-уведомлений

Настройка и подключение ЛК.

Личный кабинет требуется, чтобы ваши клиенты могли получить информацию обо всех заказах, привязанных к их аккаунту.
Для этого нужно:
1. Зарегистрироваться в личном кабинете: http://user.ticketdb.ru/ (обязательно указав номер телефона)
2. Запросить обязательное подтверждение телефона в службе поддержки «БК» (по почте или через «Сообщения», это защита от постороннего “подглядывания”)
3. Получить подтверждение.
Теперь можно видеть заказы, сделанные данным пользователем в Вашем сервисе, или же другой организации, подключенной к платформе «БК»

Можно регистрировать клиентов самостоятельно.
1. Узнайте у клиента номер и почту ответственного лица, на которого будут оформляться (или уже оформляются) заявки в сервисе.
2. Самостоятельно проведите процесс регистрации с полученными данными
3. Запишите и напечатайте логины, пароли, телефоны и торжественно вручите клиенту.

Плюсы:
1. Для Вас: снижается количество звонков в офис и нагрузка на мастера/менеджера/иного-лица-работающего-с-клиентами
2. Для клиентов: видят всё и сразу, но не больше чем нужно Вам, нет нужды запоминать коды с квитанций.

lk

Экспорт и импорт

Экспорт.
В любой момент времени на любом тарифе Вы можете “забрать” все свои данные без обращения к администрации “БазыКвитанций”.
На данный момент для “Экспорта” доступны:
– база клиентских заявок – “Квитанций”,
– ключевой справочник “Контрагенты”,
– ключевой справочник “Товары и услуги”,
– справочник категорий для “Товаров и услуг”.

Экспорт осуществляется в популярном формате .CSV.
(с ним можно работать в любом табличном редакторе)

Администрирование ➤ Обмен данными ➤ Экспорт

Импорт.
Если информации немного, её можно легко внести вручную.
Но если времени не хватает, а позиций много, то подготовьте файл с позициями и отправьте нам.

– Скачайте архив с примером структуры каталогов и товарами;
– Заполните шаблон своими данными;
– Отправьте результат в службу поддержки supprot@ticketdb.ru с адреса, на которых регистрировался аккаунт БК.

Сроки выполнения импорта не превышает 24-ех часов.
 

 
БК использует кодировку UTC-8 и поэтому в Экселе Ваш CSV-файл может открываться с “иероглифами”.

1
Эта проблема решается в несколько простых шагов. Для MS Excel 2003 и более новых версий шаги практически одинаковы.

2
Открываем Microsoft Excel -> Создаём новый пустой документ -> Выбираем вкладку “Данные” -> Выбираем “Из текста”

3
Откроется окно, где необходимо выбрать нужную кодировку и если необходимо выбрать разделитель столбцов:

4
После этих действий бэкап откроется в нужном виде.

Контроль “Задолженностей”

Общая информация

Суммы “Задолженностей” формируется автоматически при добавлении товаров или услуг в документы “Квитанции”, “Отгрузки”, “Приемки”. Эти документам должны соответствовать финансовые документы о поступлении или же расходе денежных средств.
Если привязанных финансовых документов нет – то задолженность отображается в соответствующем разделе.

Если вы кому-то что-то отдали, отметили это в БК, то теперь вам должны.
Говоря “сухим” языком – долг привязан к клиенту/контрагенту, на которого оформлен складской расходный документ.

Задолженности закрываются при создании связанных платежных документов.
Для долгов перед вами это – “ПКО” и “Входящий платеж”. “РКО” и “Исходящие платежи” – для закрытия ваших обязательств перед исполнителями и поставщиками.
Используйте кнопки “Предоплата”/”Выдать” для создания “связанного” платежа в квитанции, и кнопку “Создать документ” внутри иных документов в системе.

Задолженность за работы и запчасти в квитанциях, прямые продажи

расположение: Касса ($) ➤ Задолженности

Указан контрагент и сумма, которую он должен.
При нажатии на строку, раскрываются подробности, как долг сформировался:

Задолженность перед сторонними исполнителями

Кто-то на стороне выполняет работу, а вы “перепродаете” конечному клиенту.

расположение: Касса ($) ➤ Задолженности по оплате


В данном случае привязка идет к заявке, по которой сторонний исполнитель проводил работы.

Задолженность и расчет с исполнителем производится напрямую из квитанции. Используйте поле “Себестоимость работ” и кнопку “Оплатить”. См. ниже.