54-ФЗ

Операционная система работает с регистратором через программу.
Скачайте и установите на ПК.

D интерфейсе БК выберите функцию “Напечатать чек” (в Квитанции или же Отгрузке)

Скачать для Windows 7, 8, 10 x64

Поддерживаются:

АТОЛ 11Ф
АТОЛ FPrint-22ПТК
АТОЛ 25Ф
АТОЛ 77Ф
АТОЛ 52Ф
АТОЛ 55Ф
АТОЛ 30Ф

На картинке ниже выделили отчет со списком напечатанных чеков и кнопку печати в “Отгрузке”.

Контрагенты

Контрагент – одна из сторон в товарных и гражданских отношениях.
В БК это заказчики, поставщики и сторонние исполнители (физические и юридические лица) с одной стороны, а также ваши организации – с другой.

Чтобы контрагент корректно определялся системой, необходимо ввести для него номер телефона в федеральном формате.
За каждым контрагентом можно закрепить несколько номеров, но один и тот же номер может быть только у одного контрагента.

Автоматизация сбора отзывов

Есть несколько способов получить реальные отзывы о вас и проделанной работе.

Самый верный – перезвонить через несколько дней после выдачи оборудования. Но по разным причинам этот способ подходит не всем.

БК предоставляет возможность собирать отзывы автоматически через SMS и по ним анализировать.
Для этого настройте отправку сообщений при выдаче заявки.
Выберите автоматическую отправку сообщения при статусе “Выдано”.


Работает это следующим образом.
После того, как квитанция выдана, в форме просмотра состояния появляется дополнительное поле “Отзыв”, в которое заказчик может написать свое мнение о вас. Отправлять сообщение со ссылкой на данную форму. Отзывы предназначены для внутреннего использования и не публикуются. При внесении изменений старый текст сохраняется.
Ниже текст шаблона сообщения для примера.

Благодарим за обращением. Вы можете оценить нашу работу по ссылке #АДРЕС_ПРОВ_СОСТ_БЕЗ_CAPTCHA#.

Зачем собирать отзывы:
– покажите своим клиентам, что Вам не все равно;
– найдите проблемы, о которых сотрудники умалчивают;
– клиент, оставивший хороший отзыв запомнит это и уже не скажет плохого. Повторно также будет обращаться к вам.

Регистрация

Для регистрации в БК достаточно ввести свою почту и нажать кнопку “Готово”.

Регистрация

Вам автоматически будет направлена ссылка.

Перейдите по ссылке и аккаунт активируется.

Что делать если ссылка не пришла?
Некоторые почтовые службы, например mail.ru часто блокируют подобные письма на уровне обработки.
Т.е. они не попадают даже в папку “Спам”.
Временное решение данного вопроса – регистрация почты на Яндексе или Gmail.

После активации переходите к следующему этапу.

 

Следующий раздел: Внесение данных о компании

Просмотр статуса заявки. Установка на сайт.

“БазаКвитанций” позволяет вашим клиентам узнавать о ходе работ без звонка в офис.

Для этого им нужно попасть в форму просмотра состояния и ввести уникальный код. Он генерируется автоматически для каждой заявки в системе.

Статус ремонта

Если сайта у вас почему-то нет, то данная форма расположена по адресам:
https://online.ticketdb.ru/status/
или
https://ticketdb.ru/status/.

Ссылка на неё автоматически печатается в стандартной квитанции.

Внешний вид формы
Внешний вид формы

Если сайт есть, то установите в его код строку:

<iframe frameborder="no" scrolling="no" src="https://online.ticketdb.ru/status/" width="800" height="346"></iframe>

Значения параметров weight (ширина окна) и height (высота окна) устанавливайте по своему усмотрению.

Примеры реализации:
https://servis.plus/ Кнопка “Статус ремонта”
Апгрейд-Сервис

Как работать с SLA

Настройка системы

Для начала работы нужно произвести необходимые настройки:

Администрирование ➤ SLA ➤ Настройки

Внимание! Для возможности отправки уведомлений у вас должна быть подключена функция отправки СМС-сообщений, а также в профиле контрагентов (мастеров, ответственных лиц – ОЛ) указаны номер телефона и электронная почта.

Настройте почту и номер телефона для отправки уведомления о создании новой заявки. Здесь указываются контактные данные сотрудника, отвечающего за все срочные заявки.

Далее производим настройку автоматической отправки сообщений. Для этого отметьте галочками нужные пункты:

  • Автоматическая отправка сообщения при создании квитанции и установке состояния “Готово”
  • Автоматическая отправка сообщения при назначении исполнителя (сообщение отправляется Исполнителю – Мастеру)
  • Автоматическая отправка сообщения при назначении ОЛ (сообщение отправляется ответственному лицу по квитанции)
  • Дублировать все отправленные ОЛ и исполнителям сообщения на почту, указанную выше (для ответственного за SLA);
  • Дублировать все отправленные ОЛ и исполнителям сообщения на номер телефона, указанный выше (для ответственного за SLA).

Администрирование ➤ SLA ➤ Приоритеты

Приоритет – важность и срочность заявки, с фиксированным временем на выполнение.

По умолчанию доступны 3 приоритета:

  • без приоритета (0 минут)
  • средний (480 минут)
  • высокий (240 минут)

Для каждого можно установить цвет отображения квитанции, а также выбрать приоритет по умолчанию (отметить галочкой).

Можно добавить свои приоритеты (кнопка “+добавить”), задать название, цвет и время реагирования в минутах.

Администрирование ➤ SLA ➤ Шаблоны сообщений

Настройка сообщений, которые будут оправляться:

  • при создании квитанции
  • при установке статуса “Готово”
  • при назначении исполнителя квитанции
  • при назначении ОЛ квитанции

В каждом типе сообщения необходимо ввести тему сообщения и текст самого сообщения, например:

“Новая квитанция
Внимание! Создана новая срочная квитанция.”

Для вставки необходимых данных в оповещения воспользуйтесь ключами, расположенными справа. В этом случае в сообщениях будет автоматически добавляться информация из квитанции. Например номер заявки, офис поступления, неисправность и т.д.

Настройки завершены

Приступаем к работе.

Квитанцию “SLA” можно создать из главного окна “Все квитанции”  и из окна “SLA”.

  1. Нажимаем кнопку “+Новая квитанция”
  2. Вводим необходимую информацию
  3. Выбираем приоритет.

По умолчанию новая квитанция оформляется “Без приоритета”. Такие заявки отображаются в главном окне “Все квитанции”.

Если при создании квитанции выбрать приоритет “Средний” или “Высокий” (или созданный дополнительно приоритет), то такая квитанция дополнительно отобразится в окне SLA.

Внимание! Выбирайте приоритет внимательно. После установки приоритет нельзя изменить даже при редактировании квитанции.

Для удобства работы со срочными квитанциями, они отображаются в окне “SLA”.

Для каждой отображается время, оставшееся до завершения обработки квитанции, время ее создания, время назначения исполнителя и ОЛ. При завершении – время исполнения (например, “Готово в срок 32 мин.”).

Чтобы завершить работы по заявке нужно нажать кнопку “Остановить SLA” (крайняя справа, выглядит как часы). Это можно сделать не меняя статус заявки. Например, по заявке нужно отремонтировать принтер, а SLA считается выполненным при предоставлении подменного оборудования.

Не забывайте нажимайте на кнопку “Остановить SLA”, иначе отсчет времени будет продолжаться.

В остальном работа с заказами по договору SLA точно такая же, как и с остальными заявками в системе.

 

Заполнение гарантийного талона

Гарантийный талон доступен для печати из квитанции и из документа “Отгрузка”.

Содержит перечень товаров и услуг, количество позиции, единицы измерения, срок гарантии и серийный номер.

Чтобы установить гарантийный срок, предварительно укажите его в карточке с описанием товара или услуги.

Формат произвольный: 24 дня, 1 месяц, 3 месяца и т.д.

Серийный номер для товара указывается непосредственно в отгрузке. Либо в ручном режиме, либо выбирается из тех, что были введены при оформлении приёмки товара.
Серийный номер

После этого их можно добавлять.
В квитанции, нажмите кнопку “+ со склада”
Вас перекинет в новый документ “Отгрузка”
И там из справочника вы сможете добавить необходимые услуги и товары

Гарантийный срок из карты товара\услуги автоматически попадает в бланк гарантийного талона.

Приём и работа с новыми квитанциями

Новая квитанция
Чтобы добавить заявку в базу, достаточно нажать кнопку “+ новая квитанция” в верхнем левом углу экрана.
Она расположена рядом с полем “Поиск” и полем мгновенного перехода к нужной квитанции.
Новая квитанция
Чтобы квитанция сохранилась, обязательно нужно заполнить следующие поля:
– название техники или причина заказа;
– серийный номер устройства (n/a, нет – в случае отсутствия);
– имя или название организации заказчика (при вводе символов всплывет подсказка);
– номер телефона в федеральном формате (по нему определяется контрагент);
– контактные данные (для указания адреса клиента).

При выборе заказчика из базы, поля с номером телефона и контактные данные заполняются автоматически.
Если у заказчика сменился номер телефона или адрес, перед сохранением выберите “Обновить контактные данные”.

Настройки окна новая квитанция
Для ускорения ввода часть информации (виды техники и примечание) можно задать заранее. Настройки индивидуальны для каждого пользователя.

В нижней левой части формы указана принадлежность к структурным подразделениям в системе:
Офис (офис приемки – определяет место оформления и нахождения заявки)
Организация (отвечает за дальнейшее движение денежных средств по заявке)
Приёмщик.

 

Следующая статья: Как выдавать квитанцию

Отправка SMS-уведомлений

Для того, чтобы отправлять SMS-сообщения своим клиентам нужно выполнить 2 действия.
1. Написать в службу поддержки о том, что Вам нужна эта функция
2. Перейти на сайт smsc.ru используя отправленный Вам логин и пароль и пополнить баланс.

Отправка SMS

После этого в окне просмотра\редактирования квитанции нажмите на кнопку “Отправить SMS” в виде почтового конверта.
Текст сообщения генерируется заранее, согласно шаблонам, заданным в настройках.

Можно тут же переключиться на нужный и изменить текст. Информация о длине сообщения выводится справа от кнопки “Отправить”.

Настройка шаблонов сообщений

Сообщения, отправляемые клиентам при приёме, выдаче заявки, а так же с целью получения обратной связи имеют разный вид.
Используйте свой шаблон для каждого типа сообщений, чтобы сэкономить время.
Шаблоны SMS
Переменные для вставки доступны справа. Если их не достаточно, пишите в техподдержку, добавим.

Настройка произвольного количества сообщений


БазаКвитанций может запретить отправку более чем 1 сообщения для заказа, для этого в Общих настройках снимите отметку “Отправка произвольного количества сообщений” и нажмите “Сохранить”.

Проблемы с доставкой сообщений

По умолчанию в СМС-Центре активированы каналы с негарантированной доставкой. Цена отправки сообщения по ним существенно ниже, но в некоторые периоды сообщения пропадают в пути.
Чтобы избежать этого, активируйте в настройках СМС-Центра следующий пункт:

Разрешить использование более дорогих маршрутов для гарантированной доставки сообщений

Следующий раздел: Нестандартный бланк квитанции

Вход в систему

Немного личного.

В 2012 году я перестал допускать ошибки в логинах, почтах, пропускать символы в паролях при регистрации. Все изменил менеджер паролей. Если сталкиваетесь с подобным, то советую использовать такие программы. Они не только экономят время, но и повышают надежность.

Для входа в систему используются логин и пароль.
При регистрации уделите внимание регистру букв (клавиша “CapsLock”), раскладке клавиатуры и возможным пробелам. Часто пользователи не обращают на это внимание, и в итоге войти на аккаунт получается при помощи службы поддержки.

Формат логина usename@companyname. Поддерживается кириллица.
Для пользователя “admin” в компании “service-center” логин будет иметь внешний вид
admin@service-center

Имя пользователя и название компании – могут повторяться. Но сочетание имени и компании – уникально. Повторная регистрация подобного логина невозможна.
Логин можно заменить через службу поддержки.

Пароль не уникален, зашифрован и может быть заменён со стороны пользователя.

Для входа в систему с указанием логина и пароля выполните следующие действия:

Вход в систему

В окне входа введите выбранное имя пользователя (логин) и пароль. Символы пароля при вводе скрываются.

Рекомендуем использовать менеджер паролей для хранения логина и пароля (LastPass, например).

Нажмите кнопку “Войти”.

Если аутентификации пользователя прошла успешно, вы увидите главное окно системы.
Если нет – ничего не произойдет, логин и пароль сбросится.

 

Следующий раздел: Регистрация