Заполнение гарантийного талона

Гарантийный талон доступен для печати из квитанции и из документа “Отгрузка”.

Содержит перечень товаров и услуг, количество позиции, единицы измерения, срок гарантии и серийный номер.

Чтобы установить гарантийный срок, предварительно укажите его в карточке с описанием товара или услуги.

Формат произвольный: 24 дня, 1 месяц, 3 месяца и т.д.

Серийный номер для товара указывается непосредственно в отгрузке. Либо в ручном режиме, либо выбирается из тех, что были введены при оформлении приёмки товара.
Серийный номер

После этого их можно добавлять.
В квитанции, нажмите кнопку “+ со склада”
Вас перекинет в новый документ “Отгрузка”
И там из справочника вы сможете добавить необходимые услуги и товары

Гарантийный срок из карты товара\услуги автоматически попадает в бланк гарантийного талона.

Приём и работа с новыми квитанциями

Новая квитанция
Чтобы добавить заявку в базу, достаточно нажать кнопку “+ новая квитанция” в верхнем левом углу экрана.
Она расположена рядом с полем “Поиск” и полем мгновенного перехода к нужной квитанции.
Новая квитанция
Чтобы квитанция сохранилась, обязательно нужно заполнить следующие поля:
– название техники или причина заказа;
– серийный номер устройства (n/a, нет – в случае отсутствия);
– имя или название организации заказчика (при вводе символов всплывет подсказка);
– номер телефона в федеральном формате (по нему определяется контрагент);
– контактные данные (для указания адреса клиента).

При выборе заказчика из базы, поля с номером телефона и контактные данные заполняются автоматически.
Если у заказчика сменился номер телефона или адрес, перед сохранением выберите “Обновить контактные данные”.

Настройки окна новая квитанция
Для ускорения ввода часть информации (виды техники и примечание) можно задать заранее. Настройки индивидуальны для каждого пользователя.

В нижней левой части формы указана принадлежность к структурным подразделениям в системе:
Офис (офис приемки – определяет место оформления и нахождения заявки)
Организация (отвечает за дальнейшее движение денежных средств по заявке)
Приёмщик.

 

Следующая статья: Как выдавать квитанцию

Отправка SMS-уведомлений

Для того, чтобы отправлять SMS-сообщения своим клиентам нужно выполнить 2 действия.
1. Написать в службу поддержки о том, что Вам нужна эта функция
2. Перейти на сайт smsc.ru используя отправленный Вам логин и пароль и пополнить баланс.

Отправка SMS

После этого в окне просмотра\редактирования квитанции нажмите на кнопку “Отправить SMS” в виде почтового конверта.
Текст сообщения генерируется заранее, согласно шаблонам, заданным в настройках.

Можно тут же переключиться на нужный и изменить текст. Информация о длине сообщения выводится справа от кнопки “Отправить”.

Настройка шаблонов сообщений

Сообщения, отправляемые клиентам при приёме, выдаче заявки, а так же с целью получения обратной связи имеют разный вид.
Используйте свой шаблон для каждого типа сообщений, чтобы сэкономить время.
Шаблоны SMS
Переменные для вставки доступны справа. Если их не достаточно, пишите в техподдержку, добавим.

Настройка произвольного количества сообщений


БазаКвитанций может запретить отправку более чем 1 сообщения для заказа, для этого в Общих настройках снимите отметку “Отправка произвольного количества сообщений” и нажмите “Сохранить”.

Проблемы с доставкой сообщений

По умолчанию в СМС-Центре активированы каналы с негарантированной доставкой. Цена отправки сообщения по ним существенно ниже, но в некоторые периоды сообщения пропадают в пути.
Чтобы избежать этого, активируйте в настройках СМС-Центра следующий пункт:

Разрешить использование более дорогих маршрутов для гарантированной доставки сообщений

Следующий раздел: Нестандартный бланк квитанции

Вход в систему

Немного личного.

В 2012 году я перестал допускать ошибки в логинах, почтах, пропускать символы в паролях при регистрации. Все изменил менеджер паролей. Если сталкиваетесь с подобным, то советую использовать такие программы. Они не только экономят время, но и повышают надежность.

Для входа в систему используются логин и пароль.
При регистрации уделите внимание регистру букв (клавиша “CapsLock”), раскладке клавиатуры и возможным пробелам. Часто пользователи не обращают на это внимание, и в итоге войти на аккаунт получается при помощи службы поддержки.

Формат логина usename@companyname. Поддерживается кириллица.
Для пользователя “admin” в компании “service-center” логин будет иметь внешний вид
admin@service-center

Имя пользователя и название компании – могут повторяться. Но сочетание имени и компании – уникально. Повторная регистрация подобного логина невозможна.
Логин можно заменить через службу поддержки.

Пароль не уникален, зашифрован и может быть заменён со стороны пользователя.

Для входа в систему с указанием логина и пароля выполните следующие действия:

Вход в систему

В окне входа введите выбранное имя пользователя (логин) и пароль. Символы пароля при вводе скрываются.

Рекомендуем использовать менеджер паролей для хранения логина и пароля (LastPass, например).

Нажмите кнопку “Войти”.

Если аутентификации пользователя прошла успешно, вы увидите главное окно системы.
Если нет – ничего не произойдет, логин и пароль сбросится.

 

Следующий раздел: Регистрация

Структурные подразделения в системе (Офисы, Склады, Кассы и Организации)

БазаКвитанций работает с тремя типами подразделений.
1. Офис
2. Касса и организация
3. Склад

перейти в Управление офисами и складами
перейти в Управление организациями

Офис

Физическое место, где происходит общение с заказчиками и покупателями, а так же находятся документы и оборудование. Т.е. клиентское оборудование перемещается между офисами. Документы для оплаты юр.лица так же забирают в офисах.
Имеет параметры адреса и контактных данный, которые можно использовать при печати документов.

Касса и организация

Подразделение, отвечающее за обработку денежных средств. Имеет наличный счет (для приходных и расходных ордеров) и безналичный (входящие и исходящие платежи).
Допускается неограниченное количество организаций для учетной записи.
Параметры подразделения:
– реквизиты юр.лица,
– информация о расчетном счете.

Используются для оформления кассовых документов.

При отсутствии собственных организации, используется параметр “Вне организации”.

Склад

Обозначает место, где находится товар или офисное оборудование.
Используется в счетах и складских документах для контроля за остатками и оборотом.

Имеет адрес, который можно использовать для печати.

 

Следующий раздел: Настройка прав доступа

Как выдавать квитанцию

Квитанцию можно выдать, только после установки базового статуса “Готово”.
Это сделано для защиты от “случайной” выдачи.
После установки статуса кнопка «Выдать» (справа от кнопки «Сохранить») становится доступной. При нажатии фиксируется время операции.
Кнопка выдать

Отключить это ограничение можно в настройках (Администрирование ➤ Мой сервис ➤ Общие настройки), отметив пункт “Выдавать квитанции с любым статусом”
Выдача квитанций с любым статусом

Для отображения выданных квитанций на главном окне есть специальный значек
Фильтр выданных квитанций

Что нужно сделать для установки просмотра статуса квитанции на своём сайте.

 

Следующая статья: Наполнение справочника товаров

Оприходование товара

Операция оприходования позволяет внести начальное значение остатков на складе, а так же учесть пересортицу.

Для оприходование товара в БазеКвитанций создайте документ “Оприходование“. Результат создания документа – добавление в базу товарных излишков.

Создать оприходование можно в складской панели документов в разделе “Оприходования”.

Как и “Приемка”, “Оприходование” требует выбрать определённый склад, но поле Контрагент (поставщик) отсутствует.
Цена товара задается при редактировании конкретной позиции, по умолчанию нулевая.

Документ “Оприходование” может быть отредактирован. Поправьте количество товара или просто удалите лишнюю позицию.
После внесения необходимых данных сохраните документ.

Работа с учётными записями

“БазаКвитанций” работает с пользователями на 2-ух уровнях.
1-ый уровень. Пользовательская запись на уровне системы. По ней осуществляется вход в систему, логгирование действий, восстановление паролей.
2-ой уровень. Обозначение пользователя в качестве контрагента с соответствующей принадлежностью по группам. Определяет пользователя в различных выпадающих списках внутри самой программы и принадлежность к выписанным документам. Отвечает за отправку сообщений.

При создании нового пользователя он автоматически добавляется в справочник “Контрагенты” с присвоенной группой “Сотрудники”. В случае активации функции “Мастер” из профиля, пользователю присваивается группа “Исполнители”. Обратной связи нет.

“Ответственное лицо”. Для пользователей, которые контролируют ход работ по заявкам. По умолчанию ответственным лицом назначается пользователь, оформивший квитанцию. (больше подробностей)

При удалении пользовательской записи из “Панели управления пользователями” пропадает только возможность входа в систему. Имя пользователя по прежнему будет находится в списках исполнителей и ответственных лиц. Для деактивации следует исключить пользователя из групп в справочнике “Контрагенты”.

 

Следующий раздел: Структурные подразделения в системе

Настройка прав доступа

Политика безопасности обеспечивает тонкую настройку прав доступа пользователя к любой функции и подразделениям организации в системе.

Функции для документов: просмотр, создание, редактирование и удаление.
Функции для подразделений: видимость по принадлежности к структурной единице.

“Роль”
Это шаблон с набором прав для различных групп пользователей. Настройте его один раз, и исопльзуйте для неограниченного количества сотрудников.

Расширенное управление правами пользователей

Во вкладке
Администрирование ➤ Мой сервис ➤ Права и роли
нажмите кнопку “Добавить”
введите название роли
отметьте соответствующие данной роли функции
для “Мастера” это могут быть
“Квитанции”
“Создание” и “Просмотр” (Редактирование (или же расширенный просмотр), как правило, оставляют менеджерам, а удаление – Администраторам)
“Склад” нужен если пользователь добавляет товары и услуги из складского справочника.
“Касса” – для ответственных для оформление поступления денежных средств
выбрав нужные возможности жмите “Сохранить” под таблицей.

Доступ к подразделениям.
Офис
Доступность офисов для выбора при приёме
Склады
Отвечает за доступ к складам в документах.
Организации
Обязательно укажите доступ к подразделению “Вне организации”. Иначе пользователи могут потерять доступ к заявкам, оформленным от имени пользователя без приписки к организации.
Почему так.
При оформлении квитанции организация наследуется из профиля пользователя. Если пользователь не приписан к организации, то квитанция создается с пометкой “Вне организации”.

перейдите в
Администрирование ➤ Мой сервис ➤ Пользователи
выберите конкретного пользователя из списка

В нижней части экрана, напротив слова “Роль” выберите из выпадающего списка нужный набор прав.
Нажмите кнопку “Сохранить”

Расширенное управление правами пользователей

Если подходящей роли нет, то можно указать индивидуальный набор прав.
Для этого выберите “Персональные настройки” (специально подчеркнуто, т.к. нажать “Настроить” будет недостаточно), обозначьте нужные и права и нажмите “Сохранить”.
Для изменения прав доступа, пользователю следует перелогиниться и в некоторых случаях очистить кэш браузера.

Следующий раздел: Отправка SMS-уведомлений

Настройка и подключение ЛК.

Личный кабинет требуется, чтобы ваши клиенты могли получить информацию обо всех заказах, привязанных к их аккаунту.
Для этого нужно:
1. Зарегистрироваться в личном кабинете: http://user.ticketdb.ru/ (обязательно указав номер телефона)
2. Запросить обязательное подтверждение телефона в службе поддержки «БК» (по почте или через «Сообщения», это защита от постороннего “подглядывания”)
3. Получить подтверждение.
Теперь можно видеть заказы, сделанные данным пользователем в Вашем сервисе, или же другой организации, подключенной к платформе «БК»

Можно регистрировать клиентов самостоятельно.
1. Узнайте у клиента номер и почту ответственного лица, на которого будут оформляться (или уже оформляются) заявки в сервисе.
2. Самостоятельно проведите процесс регистрации с полученными данными
3. Запишите и напечатайте логины, пароли, телефоны и торжественно вручите клиенту.

Плюсы:
1. Для Вас: снижается количество звонков в офис и нагрузка на мастера/менеджера/иного-лица-работающего-с-клиентами
2. Для клиентов: видят всё и сразу, но не больше чем нужно Вам, нет нужды запоминать коды с квитанций.

lk

Напишите нам