Вход в систему

Немного личного.

В 2012 году я перестал допускать ошибки в логинах, почтах, пропускать символы в паролях при регистрации. Все изменил менеджер паролей. Если сталкиваетесь с подобным, то советую использовать такие программы. Они не только экономят время, но и повышают надежность.

Для входа в систему используются логин и пароль.
При регистрации уделите внимание регистру букв (клавиша “CapsLock”), раскладке клавиатуры и возможным пробелам. Часто пользователи не обращают на это внимание, и в итоге войти на аккаунт получается при помощи службы поддержки.

Формат логина usename@companyname. Поддерживается кириллица.
Для пользователя “admin” в компании “service-center” логин будет иметь внешний вид
admin@service-center

Имя пользователя и название компании – могут повторяться. Но сочетание имени и компании – уникально. Повторная регистрация подобного логина невозможна.
Логин можно заменить через службу поддержки.

Пароль не уникален, зашифрован и может быть заменён со стороны пользователя.

Для входа в систему с указанием логина и пароля выполните следующие действия:

Вход в систему

В окне входа введите выбранное имя пользователя (логин) и пароль. Символы пароля при вводе скрываются.

Рекомендуем использовать менеджер паролей для хранения логина и пароля (LastPass, например).

Нажмите кнопку “Войти”.

Если аутентификации пользователя прошла успешно, вы увидите главное окно системы.
Если нет – ничего не произойдет, логин и пароль сбросится.

 

Следующий раздел: Регистрация

Структурные подразделения в системе (Офисы, Склады, Кассы и Организации)

БазаКвитанций работает с тремя типами подразделений.
1. Офис
2. Касса и организация
3. Склад

перейти в Управление офисами и складами
перейти в Управление организациями

Офис

Физическое место, где происходит общение с заказчиками и покупателями, а так же находятся документы и оборудование. Т.е. клиентское оборудование перемещается между офисами. Документы для оплаты юр.лица так же забирают в офисах.
Имеет параметры адреса и контактных данный, которые можно использовать при печати документов.

Касса и организация

Подразделение, отвечающее за обработку денежных средств. Имеет наличный счет (для приходных и расходных ордеров) и безналичный (входящие и исходящие платежи).
Допускается неограниченное количество организаций для учетной записи.
Параметры подразделения:
– реквизиты юр.лица,
– информация о расчетном счете.

Используются для оформления кассовых документов.

При отсутствии собственных организации, используется параметр “Вне организации”.

Склад

Обозначает место, где находится товар или офисное оборудование.
Используется в счетах и складских документах для контроля за остатками и оборотом.

Имеет адрес, который можно использовать для печати.

 

Следующий раздел: Настройка прав доступа

Как выдавать квитанцию

Квитанцию можно выдать, только после установки базового статуса “Готово”.
Это сделано для защиты от “случайной” выдачи.
После установки статуса кнопка «Выдать» (справа от кнопки «Сохранить») становится доступной. При нажатии фиксируется время операции.
Кнопка выдать

Отключить это ограничение можно в настройках (Администрирование ➤ Мой сервис ➤ Общие настройки), отметив пункт “Выдавать квитанции с любым статусом”
Выдача квитанций с любым статусом

Для отображения выданных квитанций на главном окне есть специальный значек
Фильтр выданных квитанций

Что нужно сделать для установки просмотра статуса квитанции на своём сайте.

 

Следующая статья: Наполнение справочника товаров

Оприходование товара

Операция оприходования позволяет внести начальное значение остатков на складе, а так же учесть пересортицу.

Для оприходование товара в БазеКвитанций создайте документ “Оприходование“. Результат создания документа – добавление в базу товарных излишков.

Создать оприходование можно в складской панели документов в разделе “Оприходования”.

Как и “Приемка”, “Оприходование” требует выбрать определённый склад, но поле Контрагент (поставщик) отсутствует.
Цена товара задается при редактировании конкретной позиции, по умолчанию нулевая.

Документ “Оприходование” может быть отредактирован. Поправьте количество товара или просто удалите лишнюю позицию.
После внесения необходимых данных сохраните документ.

Работа с учётными записями

“БазаКвитанций” работает с пользователями на 2-ух уровнях.
1-ый уровень. Пользовательская запись на уровне системы. По ней осуществляется вход в систему, логгирование действий, восстановление паролей.
2-ой уровень. Обозначение пользователя в качестве контрагента с соответствующей принадлежностью по группам. Определяет пользователя в различных выпадающих списках внутри самой программы и принадлежность к выписанным документам. Отвечает за отправку сообщений.

При создании нового пользователя он автоматически добавляется в справочник “Контрагенты” с присвоенной группой “Сотрудники”. В случае активации функции “Мастер” из профиля, пользователю присваивается группа “Исполнители”. Обратной связи нет.

“Ответственное лицо”. Для пользователей, которые контролируют ход работ по заявкам. По умолчанию ответственным лицом назначается пользователь, оформивший квитанцию. (больше подробностей)

При удалении пользовательской записи из “Панели управления пользователями” пропадает только возможность входа в систему. Имя пользователя по прежнему будет находится в списках исполнителей и ответственных лиц. Для деактивации следует исключить пользователя из групп в справочнике “Контрагенты”.

 

Следующий раздел: Структурные подразделения в системе

Настройка прав доступа

Политика безопасности обеспечивает тонкую настройку прав доступа пользователя к любой функции и подразделениям организации в системе.

Функции для документов: просмотр, создание, редактирование и удаление.
Функции для подразделений: видимость по принадлежности к структурной единице.

“Роль”
Это шаблон с набором прав для различных групп пользователей. Настройте его один раз, и исопльзуйте для неограниченного количества сотрудников.

Расширенное управление правами пользователей

Во вкладке
Администрирование ➤ Мой сервис ➤ Права и роли
нажмите кнопку “Добавить”
введите название роли
отметьте соответствующие данной роли функции
для “Мастера” это могут быть
“Квитанции”
“Создание” и “Просмотр” (Редактирование (или же расширенный просмотр), как правило, оставляют менеджерам, а удаление – Администраторам)
“Склад” нужен если пользователь добавляет товары и услуги из складского справочника.
“Касса” – для ответственных для оформление поступления денежных средств
выбрав нужные возможности жмите “Сохранить” под таблицей.

Доступ к подразделениям.
Офис
Доступность офисов для выбора при приёме
Склады
Отвечает за доступ к складам в документах.
Организации
Обязательно укажите доступ к подразделению “Вне организации”. Иначе пользователи могут потерять доступ к заявкам, оформленным от имени пользователя без приписки к организации.
Почему так.
При оформлении квитанции организация наследуется из профиля пользователя. Если пользователь не приписан к организации, то квитанция создается с пометкой “Вне организации”.

перейдите в
Администрирование ➤ Мой сервис ➤ Пользователи
выберите конкретного пользователя из списка

В нижней части экрана, напротив слова “Роль” выберите из выпадающего списка нужный набор прав.
Нажмите кнопку “Сохранить”

Расширенное управление правами пользователей

Если подходящей роли нет, то можно указать индивидуальный набор прав.
Для этого выберите “Персональные настройки” (специально подчеркнуто, т.к. нажать “Настроить” будет недостаточно), обозначьте нужные и права и нажмите “Сохранить”.
Для изменения прав доступа, пользователю следует перелогиниться и в некоторых случаях очистить кэш браузера.

Следующий раздел: Отправка SMS-уведомлений

Настройка и подключение ЛК.

Личный кабинет требуется, чтобы ваши клиенты могли получить информацию обо всех заказах, привязанных к их аккаунту.
Для этого нужно:
1. Зарегистрироваться в личном кабинете: http://user.ticketdb.ru/ (обязательно указав номер телефона)
2. Запросить обязательное подтверждение телефона в службе поддержки «БК» (по почте или через «Сообщения», это защита от постороннего “подглядывания”)
3. Получить подтверждение.
Теперь можно видеть заказы, сделанные данным пользователем в Вашем сервисе, или же другой организации, подключенной к платформе «БК»

Можно регистрировать клиентов самостоятельно.
1. Узнайте у клиента номер и почту ответственного лица, на которого будут оформляться (или уже оформляются) заявки в сервисе.
2. Самостоятельно проведите процесс регистрации с полученными данными
3. Запишите и напечатайте логины, пароли, телефоны и торжественно вручите клиенту.

Плюсы:
1. Для Вас: снижается количество звонков в офис и нагрузка на мастера/менеджера/иного-лица-работающего-с-клиентами
2. Для клиентов: видят всё и сразу, но не больше чем нужно Вам, нет нужды запоминать коды с квитанций.

lk

Чем отличается “Приёмка” от “Оприходования”

При создания документов типа “Приёмки” или “Оприходования” увеличивается остаток товара на складе.

Основное отличие в том, что “Приёмка” используется для приобретённых товаров, а “Оприходование” – для обнаруженных на складе при учёте.

Более официально.

“Приёмка” (она же Приходная накладная) – документ фиксирующий покупку товара у поставщика. Т.е. данный документ является основанием для “Расходных ордеров” и “Исходящих платежей”. Данный документ сохраняет цены закупки, и суммы проходящие по данным документам участвуют в дальнейших финансовых отчётах.

“Оприходование” — это операция инвентаризации, при которой значение расчетного остатка приводится к фактическому наличию путем добавления неучтенных товаров.

Добавление бланков для печати

Если на вашем аккаунте несколько разных организаций, то вам могут понадобится различные бланки о приеме техники.
(как минимум, чтобы обозначить различие в логотипах)

Рассмотрим пример добавления бланка “Квитанции” / “Расписки” / “Заказ-наряда”.

1. Скопируйте имеющуюся форму “Квитанций”
– выберите образец “Квитанция (основная)”
Администрирование ➤ Печатные формы ➤ Квитанция [Образцы || Квитанция (основная) в списке форм],
– переключите просмотр в режим “Источник” (верхний левый уго),
– скопируйте код бланка в буфер обмена,
– нажмите “Добавить новую форму” в верхнем правом углу,

– введите название бланка,
– вставьте содержимое из буфера обмена.

2. Придайте бланку тот вид, что нужен Вам.
Используйте соответствующие ключевые слова для данных, которые вы хотите вывести при печати.
“Слова” находятся справа от формы и для добавления достаточно кликнуть по нужному.

Что бы добавить своё изображение, отличное от логотипа, нужно предварительно загрузить его на сторонний фотохостинг или свой сайт.
Затем нажмите кнопку “Изображение” и укажите ссылку на него.

3. Для складских и кассовых документов можно задать бланк “по умолчанию”.
Администрирование ➤ Печатные формы ➤ Общие настройки [Нужный документ]
Теперь при нажатии на “Печать” будет выходить Ваша форма.

Пример нестандартного бланка квитанции
Сохраните файл на ПК, а содержимое скопируйте в текстовый режим работы редактора, открывается по нажатию на кнопку “Источник”.

Присылайте Ваши вопросы и мы расширим наборы стандартных бланков и форм.

Наполнение справочника товаров

Для использования модуля “Склад” БазыКвитанций необходимо иметь заполненный справочник “Товары и услуги”.
Далее будут описаны базовые правила построения данных справочников и рассказано о заполнение товарных карт.
Использование этих правил позволит сэкономить значительное количество времени

Заполнение справочника «Товары и услуги»
Вариант 1.
Можно вести справочник добавляя новые товары, категории и подкатегории бессистемно или просто по порядку, по мере заполнения.
Пример:
Поступил товар — присваиваем ему код 0000001, следующему — 0000002, следующему — 0000003 и т.д. по аналогии.
Так как число позиций постоянно увеличивается, то в какой-то момент начнётся путаница, и время на поиск нужных позиций значительно увеличится.
Что бы избежать этого нужно заранее:
— продумать структуру с возможными каталогами и подкаталогами;
— прикрепить к ним соответствующую расширенную систему кодов (используя поле «код» в свойства папок и товарных картах).

Соблюдая эти два правила произойдёт эволюция к Варианту 2.
Пример:
Вы планируете продавать расходные материалы и запчасти для принтеров:
— тонеры,
— фотовалы,
— магнитные малы,
— тормозные площадки,
— ролики захвата.

К оформлению можно подойти несколькими способами.
Например, так
— тонеры (0-100)
— фотовалы (100-200)
— магнитные валы (200-300)
— тормозные площадки (350-400)
— ролики захвата (400-450)

А внеся некоторые улучшения.

— (00000) тонеры // (коды 00000-02000)
— (00000) Brother // (коды 00000-00250)
— (00250) HP // (коды 00250-00500)
— (00500) OKI // (коды 00500-00750)
— (00750) Samsung/Xerox // (коды 00750-01000)
— (01000) фотовалы // (01000-02000)
— (01000) По аналогии // (…)
— (02000) магнитные валы // (02000-3000)
— (03000) тормозные площадки // (03500-04000)
— (04000) ролики захвата // (04000-04500)

Вид справочника в «БазеКвитанций»

Справочник в "БазеКвитанций"
Вид частично заполненного справочника

Небольшое пояснение:
В скобочках перед папкой указан код. Сделано это, что бы сортировка по умолчанию выполнялась в интересующем нас порядке.
Расширено поле кодов для каждой из категорий и подкатегорий, т.к. лучше папки останутся заполненными частично, чем кончатся коды и придется выдумывать дополнительные конструкции типа 00259_001.
Расширение кодов для категорий и подкатегорий указывайте в свойствах в поле «Описание»

Расшифруем товарную карту
Вид частично заполненного справочника
Название — название
Код — характерный номер товара\услуги в текущем справочнике
Артикул — номер товара\услуги у поставщика
Единица измерения — обычно в штуках (шт.), но может быть и в метрах, и в килограммах🙂
Страна — производитель указанный на товаре
Вес — требуется для расчета стоимости доставки, и информирования покупателей
Объём — так же для расчёта доставки
Цена закупки — нужна автоматической подстановки в документ “Приёмка”4кы
Минимальная цена — обязательна для «Интернет-магазина»
Цена продажи — стандартная цена
Остаток — отображает остаток на складе, не редактируется
Описание — если Вы собираетесь размещать товар в Интернете, то обязательно напишите небольшой текст, где укажите основные свойства товара и опишите его состояние. Это простое правило улучшает индексацию поисковиками и отвечает на возможные вопросы покупателей.
Кроме этого имеются две вкладки:
Изображения – для загрузки фотографии товара
Дополнительно – параметры Title, Description, Keywords для описания позиции в каталоге “Интернет-магазина”

 

Следующий раздел: Работа с учётными записями