Контрагенты

Контрагент – одна из сторон в товарных и гражданских отношениях.
В БК это заказчики, поставщики и сторонние исполнители (физические и юридические лица) с одной стороны, а также ваши организации – с другой.

Чтобы контрагент корректно определялся системой, необходимо ввести для него номер телефона в федеральном формате.
За каждым контрагентом можно закрепить несколько номеров, но один и тот же номер может быть только у одного контрагента.

Регистрация

Для регистрации в БК достаточно ввести свою почту и нажать кнопку “Готово”.

Регистрация

Вам автоматически будет направлена ссылка.

Перейдите по ссылке и аккаунт активируется.

Что делать если ссылка не пришла?
Некоторые почтовые службы, например mail.ru часто блокируют подобные письма на уровне обработки.
Т.е. они не попадают даже в папку “Спам”.
Временное решение данного вопроса – регистрация почты на Яндексе или Gmail.

После активации переходите к следующему этапу.

 

Следующий раздел: Внесение данных о компании

Просмотр статуса заявки. Установка на сайт.

“БазаКвитанций” позволяет вашим клиентам узнавать о ходе работ без звонка в офис.

Для этого им нужно попасть в форму просмотра состояния и ввести уникальный код. Он генерируется автоматически для каждой заявки в системе.

Статус ремонта

Если сайта у вас почему-то нет, то данная форма расположена по адресам:
https://online.ticketdb.ru/status/
или
https://ticketdb.ru/status/.

Ссылка на неё автоматически печатается в стандартной квитанции.

Внешний вид формы
Внешний вид формы

Если сайт есть, то установите в его код строку:

<iframe frameborder="no" scrolling="no" src="https://online.ticketdb.ru/status/" width="800" height="346"></iframe>

Значения параметров weight (ширина окна) и height (высота окна) устанавливайте по своему усмотрению.

Примеры реализации:
https://servis.plus/ Кнопка “Статус ремонта”
Апгрейд-Сервис

Приём и работа с новыми квитанциями

Новая квитанция
Чтобы добавить заявку в базу, достаточно нажать кнопку “+ новая квитанция” в верхнем левом углу экрана.
Она расположена рядом с полем “Поиск” и полем мгновенного перехода к нужной квитанции.
Новая квитанция
Чтобы квитанция сохранилась, обязательно нужно заполнить следующие поля:
– название техники или причина заказа;
– серийный номер устройства (n/a, нет – в случае отсутствия);
– имя или название организации заказчика (при вводе символов всплывет подсказка);
– номер телефона в федеральном формате (по нему определяется контрагент);
– контактные данные (для указания адреса клиента).

При выборе заказчика из базы, поля с номером телефона и контактные данные заполняются автоматически.
Если у заказчика сменился номер телефона или адрес, перед сохранением выберите “Обновить контактные данные”.

Настройки окна новая квитанция
Для ускорения ввода часть информации (виды техники и примечание) можно задать заранее. Настройки индивидуальны для каждого пользователя.

В нижней левой части формы указана принадлежность к структурным подразделениям в системе:
Офис (офис приемки – определяет место оформления и нахождения заявки)
Организация (отвечает за дальнейшее движение денежных средств по заявке)
Приёмщик.

 

Следующая статья: Как выдавать квитанцию

Вход в систему

Немного личного.

В 2012 году я перестал допускать ошибки в логинах, почтах, пропускать символы в паролях при регистрации. Все изменил менеджер паролей. Если сталкиваетесь с подобным, то советую использовать такие программы. Они не только экономят время, но и повышают надежность.

Для входа в систему используются логин и пароль.
При регистрации уделите внимание регистру букв (клавиша “CapsLock”), раскладке клавиатуры и возможным пробелам. Часто пользователи не обращают на это внимание, и в итоге войти на аккаунт получается при помощи службы поддержки.

Формат логина usename@companyname. Поддерживается кириллица.
Для пользователя “admin” в компании “service-center” логин будет иметь внешний вид
admin@service-center

Имя пользователя и название компании – могут повторяться. Но сочетание имени и компании – уникально. Повторная регистрация подобного логина невозможна.
Логин можно заменить через службу поддержки.

Пароль не уникален, зашифрован и может быть заменён со стороны пользователя.

Для входа в систему с указанием логина и пароля выполните следующие действия:

Вход в систему

В окне входа введите выбранное имя пользователя (логин) и пароль. Символы пароля при вводе скрываются.

Рекомендуем использовать менеджер паролей для хранения логина и пароля (LastPass, например).

Нажмите кнопку “Войти”.

Если аутентификации пользователя прошла успешно, вы увидите главное окно системы.
Если нет – ничего не произойдет, логин и пароль сбросится.

 

Следующий раздел: Регистрация

Структурные подразделения в системе

БазаКвитанций работает с тремя типами подразделений.
1. Офис
2. Организация
3. Склад

перейти в Управление офисами и складами
перейти в Управление организациями

Офис

Физическое место, где происходит общение с заказчиками и покупателями, а так же находятся документы и оборудование. Т.е. клиентское оборудование перемещается между офисами. Документы для оплаты юр.лица так же забирают в офисах.
Имеет параметры адреса и контактных данный, которые можно использовать при печати документов.

Организация

Подразделение, отвечающее за обработку денежных средств. Имеет наличный счет (для приходных и расходных ордеров) и безналичный (входящие и исходящие платежи).
Допускается неограниченное количество организаций для учетной записи.
Из параметров: реквизиты для юр.лица и расчетного счета
Используются для оформления кассовых документов.

При отсутствии собственных организации, используется базовый параметр “Вне организации”.

Склад

Обозначает место, где находится товар или офисное оборудование.
Используется в счетах и складских документах для контроля за остатками и оборотом.

Имеет адрес, который можно использовать для печати.

 

Следующий раздел: Настройка прав доступа

Оприходование товара

Операция оприходования позволяет внести начальное значение остатков на складе, а так же учесть пересортицу.

Для оприходование товара в БазеКвитанций создайте документ “Оприходование“. Результат создания документа – добавление в базу товарных излишков.

Создать оприходование можно в складской панели документов в разделе “Оприходования”.

Как и “Приемка”, “Оприходование” требует выбрать определённый склад, но поле Контрагент (поставщик) отсутствует.
Цена товара задается при редактировании конкретной позиции, по умолчанию нулевая.

Документ “Оприходование” может быть отредактирован. Поправьте количество товара или просто удалите лишнюю позицию.
После внесения необходимых данных сохраните документ.

Работа с учётными записями

“БазаКвитанций” работает с пользователями на 2-ух уровнях.
1-ый уровень. Пользовательская запись на уровне системы. По ней осуществляется вход в систему, логгирование действий, восстановление паролей.
2-ой уровень. Обозначение пользователя в качестве контрагента с соответствующей принадлежностью по группам. Определяет пользователя в различных выпадающих списках внутри самой программы и принадлежность к выписанным документам. Отвечает за отправку сообщений.

При создании нового пользователя он автоматически добавляется в справочник “Контрагенты” с присвоенной группой “Сотрудники”. В случае активации функции “Мастер” из профиля, пользователю присваивается группа “Исполнители”. Обратной связи нет.

“Ответственное лицо”. Для пользователей, которые контролируют ход работ по заявкам. По умолчанию ответственным лицом назначается пользователь, оформивший квитанцию. (больше подробностей)

При удалении пользовательской записи из “Панели управления пользователями” пропадает только возможность входа в систему. Имя пользователя по прежнему будет находится в списках исполнителей и ответственных лиц. Для деактивации следует исключить пользователя из групп в справочнике “Контрагенты”.

 

Следующий раздел: Структурные подразделения в системе

Добавление бланков для печати

Если на вашем аккаунте несколько разных организаций, то вам могут понадобится различные бланки о приеме техники.
(как минимум, чтобы обозначить различие в логотипах)

Рассмотрим пример добавления бланка “Квитанции” / “Расписки” / “Заказ-наряда”.

1. Скопируйте имеющуюся форму “Квитанций”
– выберите образец “Квитанция (основная)”
Администрирование ➤ Печатные формы ➤ Квитанция [Образцы || Квитанция (основная) в списке форм],
– переключите просмотр в режим “Источник” (верхний левый уго),
– скопируйте код бланка в буфер обмена,
– нажмите “Добавить новую форму” в верхнем правом углу,

– введите название бланка,
– вставьте содержимое из буфера обмена.

2. Придайте бланку тот вид, что нужен Вам.
Используйте соответствующие ключевые слова для данных, которые вы хотите вывести при печати.
“Слова” находятся справа от формы и для добавления достаточно кликнуть по нужному.

Что бы добавить своё изображение, отличное от логотипа, нужно предварительно загрузить его на сторонний фотохостинг или свой сайт.
Затем нажмите кнопку “Изображение” и укажите ссылку на него.

3. Для складских и кассовых документов можно задать бланк “по умолчанию”.
Администрирование ➤ Печатные формы ➤ Общие настройки [Нужный документ]
Теперь при нажатии на “Печать” будет выходить Ваша форма.

Пример нестандартного бланка квитанции
Сохраните файл на ПК, а содержимое скопируйте в текстовый режим работы редактора, открывается по нажатию на кнопку “Источник”.

Присылайте Ваши вопросы и мы расширим наборы стандартных бланков и форм.

Внесение данных о компании

После прохождения процедуры регистрации Вам будет предложено заполнить первичную информацию о компании – адрес и реквизиты. Она будет использована для гарантийных расписок, которые выдаются клиентам в обмен на технику для ремонта, а также «Актах выполненных работ» и «Товарных чеках».
Текст соглашения для гарантийной расписки.
(печатается на половине квитанции, выдаваемой клиенту)
Полное название организации (наименование для организации, ФИО – для индивидуального предпринимателя).
Идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю).
Данная информация отображается в шапке в правом верхнем углу.
Название первого (главного) офиса.
(будет отображаться в выпадающем списке при приёме новой техники или при редактировании квитанции)
Адрес главного офиса.
(используется в формах печати), отображается в шапке (указывать по желанию)
Контактные данные для главного офиса (используется в формах печати), отображается в шапке (указывать по желанию)
Так же укажите свой часовой пояс, используемую валюту и маску телефона (Если необходимой Вам маски нет, напишите нам и мы добавим её).
Не забывайте, что по телефонному номеру справочник БазыКвитанций будет запоминать Ваших клиентов.
Нажав кнопку «Готово» Вы попадаете на следующий экран.
Тут можно добавить офисы и склады в необходимом количестве, а так же настроить их адреса и контактные данные.
Данные офиса, отмеченного галочкой будут использоваться при печати стандартной квитанции.

Перейдём к загрузке логотипа.

Можно загрузить 2 логотипа. Размер каждого ограничен 200kb.
Логотип в печатных формах
Первый логотип используется в печатных формах. Разрешение используйте то, что считаете нужным.

логотип компании
Второй логотип отображается в верхнем левом углу программы. Рекомендуем использовать файл в формате “.png” с прозрачным слоем с соотношением сторон 3:1.

Едем дальше.

Жмём на вкладку «Все квитанции» и попадаем в главное рабочее окно «Базы».
Поздравляем! Вы успешно ввели все необходимые данные для начала работы! Можете переходить к

следующему этапу: Приём и работа с новыми квитанциями.