Чтобы добавить заявку в базу, достаточно нажать кнопку “+ новая квитанция” в верхнем левом углу экрана.
Она расположена рядом с полем “Поиск” и полем мгновенного перехода к нужной квитанции.

Чтобы квитанция сохранилась, обязательно нужно заполнить следующие поля:
– название техники или причина заказа;
– серийный номер устройства (n/a, нет – в случае отсутствия);
– имя или название организации заказчика (при вводе символов всплывет подсказка);
– номер телефона в федеральном формате (по нему определяется контрагент);
– контактные данные (для указания адреса клиента).

При выборе заказчика из базы, поля с номером телефона и контактные данные заполняются автоматически.
Если у заказчика сменился номер телефона или адрес, перед сохранением выберите “Обновить контактные данные”.

Для ускорения ввода часть информации (виды техники и примечание) можно задать заранее. Настройки индивидуальны для каждого пользователя.

В нижней левой части формы указана принадлежность к структурным подразделениям в системе:
Офис (офис приемки – определяет место оформления и нахождения заявки)
Организация (отвечает за дальнейшее движение денежных средств по заявке)
Приёмщик.

 

Следующая статья: Как выдавать квитанцию

Немного личного.

В 2012 году я перестал допускать ошибки в логинах, почтах, пропускать символы в паролях при регистрации. Все изменил менеджер паролей. Если сталкиваетесь с подобным, то советую использовать такие программы. Они не только экономят время, но и повышают надежность.

Для входа в систему используются логин и пароль.
При регистрации уделите внимание регистру букв (клавиша “CapsLock”), раскладке клавиатуры и возможным пробелам. Часто пользователи не обращают на это внимание, и в итоге войти на аккаунт получается при помощи службы поддержки.

Формат логина usename@companyname. Поддерживается кириллица.
Для пользователя “admin” в компании “service-center” логин будет иметь внешний вид
admin@service-center

Имя пользователя и название компании – могут повторяться. Но сочетание имени и компании – уникально. Повторная регистрация подобного логина невозможна.
Логин можно заменить через службу поддержки.

Пароль не уникален, зашифрован и может быть заменён со стороны пользователя.

Для входа в систему с указанием логина и пароля выполните следующие действия:

В окне входа введите выбранное имя пользователя (логин) и пароль. Символы пароля при вводе скрываются.

Рекомендуем использовать менеджер паролей для хранения логина и пароля (LastPass, например).

Нажмите кнопку “Войти”.

Если аутентификации пользователя прошла успешно, вы увидите главное окно системы.
Если нет – ничего не произойдет, логин и пароль сбросится.

 

Следующий раздел: Регистрация

БазаКвитанций работает с тремя типами подразделений.
1. Офис
2. Касса и организация
3. Склад

перейти в Управление офисами и складами
перейти в Управление организациями

Офис

Физическое место, где происходит общение с заказчиками и покупателями, а так же находятся документы и оборудование. Т.е. клиентское оборудование перемещается между офисами. Документы для оплаты юр.лица так же забирают в офисах.
Имеет параметры адреса и контактных данный, которые можно использовать при печати документов.

Касса и организация

Подразделение, отвечающее за обработку денежных средств. Имеет наличный счет (для приходных и расходных ордеров) и безналичный (входящие и исходящие платежи).
Допускается неограниченное количество организаций для учетной записи.
Параметры подразделения:
– реквизиты юр.лица,
– информация о расчетном счете.

Используются для оформления кассовых документов.

При отсутствии собственных организации, используется параметр “Вне организации”.

Склад

Обозначает место, где находится товар или офисное оборудование.
Используется в счетах и складских документах для контроля за остатками и оборотом.

Имеет адрес, который можно использовать для печати.

 

Следующий раздел: Настройка прав доступа

Операция оприходования позволяет внести начальное значение остатков на складе, а так же учесть пересортицу.

Для оприходование товара в БазеКвитанций создайте документ “Оприходование“. Результат создания документа – добавление в базу товарных излишков.

Создать оприходование можно в складской панели документов в разделе “Оприходования”.

Как и “Приемка”, “Оприходование” требует выбрать определённый склад, но поле Контрагент (поставщик) отсутствует.
Цена товара задается при редактировании конкретной позиции, по умолчанию нулевая.

Документ “Оприходование” может быть отредактирован. Поправьте количество товара или просто удалите лишнюю позицию.
После внесения необходимых данных сохраните документ.

“БазаКвитанций” работает с пользователями на 2-ух уровнях.
1-ый уровень. Пользовательская запись на уровне системы. По ней осуществляется вход в систему, логгирование действий, восстановление паролей.
2-ой уровень. Обозначение пользователя в качестве контрагента с соответствующей принадлежностью по группам. Определяет пользователя в различных выпадающих списках внутри самой программы и принадлежность к выписанным документам. Отвечает за отправку сообщений.

При создании нового пользователя он автоматически добавляется в справочник “Контрагенты” с присвоенной группой “Сотрудники”. В случае активации функции “Мастер” из профиля, пользователю присваивается группа “Исполнители”. Обратной связи нет.

“Ответственное лицо”. Для пользователей, которые контролируют ход работ по заявкам. По умолчанию ответственным лицом назначается пользователь, оформивший квитанцию. (больше подробностей)

При удалении пользовательской записи из “Панели управления пользователями” пропадает только возможность входа в систему. Имя пользователя по прежнему будет находится в списках исполнителей и ответственных лиц. Для деактивации следует исключить пользователя из групп в справочнике “Контрагенты”.

 

Следующий раздел: Структурные подразделения в системе