Обновления за июль

Команда сервиса “БазаКвитанций” приветствует вас.
За июль мы проделали заметный объём работы и не собираемся снижать темп.

1.  Улучшили систему отправки уведомлений

Администрирование — Настройка уведомлений — Общие
Теперь сообщения клиенту отправляются автоматически при приеме или выдаче квитанции.
Добавили отправку сообщений мастерам. Отправлять можно как вручную, так и автоматически при назначении.
Шаблоны прилагаются.

2. Реализовали функцию “Минимальные остатки”


Для активации в товарной карте поставьте число больше нуля.
Затем во вкладе “Склад” выберите минимальный уровень остатков.

Теперь, добавив нужные позиции вы можете сформировать документ “Приемка”, для быстрого оприходования товара.

3. Приступили к работе над функцией “Инвентаризация”
Появилась функция печати “Остатков” на выбранном складе.
Сейчас документ по умолчанию отсутствует, но вы можете создать нужный в печатных формах (Администрирование — Печатные формы — Остатки).

Мы работаем над расширенной версией ключа для печатной формы. Появится возможность выбирать необходимые столбцы и их порядок. Добавится экспорт остатков в формат .CSV и набор стандартных документов для печати.

4. Поиск по серийному номеру

(отображаются документы “Приемки” и “Отгрузки”)
Отчеты — оборот по товарам

5. Закончили основные работы над документом “Счет”


Склад — Счета
Новый тип документа. По другому работает поиск, добавление товара и печатные формы. Пока нет связи с остальными документами в системе, но в августе мы её добавим. Работа над этой функцией затянулась, но думаем она вам понравится.

6. Добавили возможность установки произвольных ссылок в главное окно


Администрирование — Внутренние формы — Произвольные ссылки

Идея этой функции родилась так. Нужно контролировать заказы запчастей у множества разных поставщиков и чтобы реализовать это в БК требовалось множество доработок. Бумажные записи также изжили себя. Родилась идея просто закрепить прямую ссылку на документ в Гугл документах, чтобы менеджеры и мастера могли оперативно вносить изменения и знать информацио о движения запчасти, пока она не принята на склад.

Обновления за май и июнь 2017

Изменения согласно закона о персональных данных.

С 1 июля 2017 года вступили в силу поправки для ФЗ 152 о персональных данных. Чтобы избежать возможных осложнений добавьте в “Общие настройки” Соглашения (для распечатки квитанций) пункт о том, что клиенты согласны на обработку своих персональных данных.
Те, кто используют собственные бланки — первым или последним пунктом могут добавить следующую информацию:
Я, #ЗАКАЗЧИК#, даю согласие #ОРГ_ИМЯ# на обработку и хранение моих персональных данных c целью уведомления о ходе работ по ремонту оборудования, а также проходящих акциях.

Также изменения появились в шаблонах квитанции для новых пользователей:
Положение в базовом шаблоне (пункт 7)
и
Изменение в “Новом бланке квитанции” (пункт 8)

К сожалению в связи с болезнью главного разработчика мы отстаем в производстве глобальных обновлений, но дело не стоит на месте. Работаем над обновлением внешнего вида, что в итоге повысит скорость работы. Также в нашей команде новый сотрудник. Он только знакомится с устройством “БазыКвитанций” и занимается небольшими задачами.

Улучшения.
Идет работа над новым документом “Счет” с новой печатной формой.
Находится во вкладке “Склад”.
Работа продолжается, но документ уже можно использовать по назначению.
Альтернативная печатная форма счета доступна в разделе “Дополнительные бланки

В ценниках появилась возможность указывать размер шрифта.

Добавили автоматическую отправку сообщений при приеме и выдаче квитанции. Используйте эти функции, чтобы быть ближе к клиентам. При приеме заказчик сразу получает сообщение со ссылкой на просмотр хода работ (а вы удостоверяетесь, что оставленный номер указан верно), а по завершению работ — напоминание о том, что он может оставить отзыв.

Прислушавшись к пожеланиям пользователей мы добавили автоматическую проверку серийного номера устройства на повторные обращения. Результат появляется в поле комментарий.

Работа продолжается. Надеемся порадовать обновлениями в ближайшее время.

Автоматизация сбора отзывов

Есть несколько способов получить реальные отзывы о вас и проделанной работе.

Самый верный — перезвонить через несколько дней после выдачи оборудования. Но по разным причинам этот способ подходит не всем.

БК предоставляет возможность собирать отзывы автоматически через SMS и по ним анализировать.
Для этого настройте отправку сообщений при выдаче заявки.
Выберите автоматическую отправку сообщения при статусе «Выдано».


Работает это следующим образом.
После того, как квитанция выдана, в форме просмотра состояния появляется дополнительное поле «Отзыв», в которое заказчик может написать свое мнение о вас. Отправлять сообщение со ссылкой на данную форму. Отзывы предназначены для внутреннего использования и не публикуются. При внесении изменений старый текст сохраняется.
Ниже текст шаблона сообщения для примера.

Благодарим за обращением. Вы можете оценить нашу работу по ссылке #АДРЕС_ПРОВ_СОСТ_БЕЗ_CAPTCHA#.

Зачем собирать отзывы:
— покажите своим клиентам, что Вам не все равно;
— найдите проблемы, о которых сотрудники умалчивают;
— клиент, оставивший хороший отзыв запомнит это и уже не скажет плохого. Повторно также будет обращаться к вам.

Регистрация

Для регистрации в БК достаточно ввести свою почту и нажать кнопку «Готово».

Регистрация

Вам автоматически будет направлена ссылка.

Перейдите по ссылке и аккаунт активируется.

Что делать если ссылка не пришла?
Некоторые почтовые службы, например mail.ru часто блокируют подобные письма на уровне обработки.
Т.е. они не попадают даже в папку «Спам».
Временное решение данного вопроса — регистрация почты на Яндексе или Gmail.

После активации переходите к следующему этапу.

 

Следующий раздел: Внесение данных о компании

Обновления за апрель 2017

Продолжаем работу над финансовыми отчетами и подходим к разработке модуля расчета заработной платы.
Апрель порадовал нас непредсказуемой погодой и следующими полезными функциями.

Печать ценников из документов “Приемка” и “Оприходование”.

Ценники
Добавили несколько популярных типоразмеров.
Данные на ценниках меняются и сохраняются для повторного использования.

Печатные бланки для документов “ПКО” и “РКО”
Теперь доступны как стандартные в приходных или расходных ордерах.

Расширение набора прав в “Справочниках” и “Отчетах”

Управление доступом

Настраиваемый внешний вид окна “Новая квитанция”
Администрирование ➤ Внутренние формы ➤ Новая квитанция
Настройка новой квитанции
Данная функция полезна компаниям с большим количеством сотрудников. Она напомнит в какие поля помещать данные от клиентов.

Новые ключи сообщений SMS и модуля SLA

Выпустили несколько малозаметных улучшений, которые сэкономят время и нервы.

Пишите нам на почту support@ticketdb.ru свои пожелания. Будем делать.

Акция для подписчиков из Томска и Северска

Специальное предложение.
До 31 августа 2017 г. напишите в службу поддержки кодовое слово «Томск» или «Северск», в зависимости от того где находится ваша компания и получите 50% скидку при оплате подписки на 6 и более месяцев.

Просмотр статуса заявки. Установка на сайт.

«БазаКвитанций» позволяет вашим клиентам узнавать о ходе работ без звонка в офис.

Для этого им нужно попасть в форму просмотра состояния и ввести уникальный код. Он генерируется автоматически для каждой заявки в системе.

Статус ремонта

Если сайта у вас почему-то нет, то данная форма расположена по адресам:
https://online.ticketdb.ru/status/
или
http://ticketdb.ru/status/.

Ссылка на неё автоматически печатается в стандартной квитанции.

Внешний вид формы
Внешний вид формы

Если сайт есть, то установите в его код строку:

<iframe frameborder="no" scrolling="no" src="http://online.ticketdb.ru/status/" width="800" height="346"></iframe>

Значения параметров weight (ширина окна) и height (высота окна) устанавливайте по своему усмотрению.

Примеры реализации:
https://servis.plus/ Кнопка «Статус ремонта»
Апгрейд-Сервис

Как работать с SLA

Настройка системы

Для начала работы нужно произвести необходимые настройки:

Администрирование -> SLA -> Настройки

Внимание! Для возможности отправки уведомлений у вас должна быть подключена функция отправки СМС-сообщений, а также в профиле контрагентов (мастеров, ответственных лиц — ОЛ) указаны номер телефона и электронная почта.

Настройте почту и номер телефона для отправки уведомления о создании новой заявки. Здесь указываются контактные данные сотрудника, отвечающего за все срочные заявки.

Далее производим настройку автоматической отправки сообщений. Для этого отметьте галочками нужные пункты:

  • Автоматическая отправка сообщения при создании квитанции и установке состояния «Готово»
  • Автоматическая отправка сообщения при назначении исполнителя (сообщение отправляется Исполнителю — Мастеру)
  • Автоматическая отправка сообщения при назначении ОЛ (сообщение отправляется ответственному лицу по квитанции)
  • Дублировать все отправленные ОЛ и исполнителям сообщения на почту, указанную выше (для ответственного за SLA);
  • Дублировать все отправленные ОЛ и исполнителям сообщения на номер телефона, указанный выше (для ответственного за SLA).

Администрирование -> SLA -> Приоритеты

Приоритет — важность и срочность заявки, с фиксированным временем на выполнение.

По умолчанию доступны 3 приоритета:

  • без приоритета (0 минут)
  • средний (480 минут)
  • высокий (240 минут)

Для каждого можно установить цвет отображения квитанции, а также выбрать приоритет по умолчанию (отметить галочкой).

Можно добавить свои приоритеты (кнопка “+добавить”), задать название, цвет и время реагирования в минутах.

Администрирование -> SLA -> Шаблоны сообщений

Настройка сообщений, которые будут оправляться:

  • при создании квитанции
  • при установке статуса “Готово”
  • при назначении исполнителя квитанции
  • при назначении ОЛ квитанции

В каждом типе сообщения необходимо ввести тему сообщения и текст самого сообщения, например:

“Новая квитанция
Внимание! Создана новая срочная квитанция.”

Для вставки необходимых данных в оповещения воспользуйтесь ключами, расположенными справа. В этом случае в сообщениях будет автоматически добавляться информация из квитанции. Например номер заявки, офис поступления, неисправность и т.д.

Настройки завершены

Приступаем к работе.

Квитанцию “SLA” можно создать из главного окна “Все квитанции”  и из окна “SLA”.

  1. Нажимаем кнопку “+Новая квитанция”
  2. Вводим необходимую информацию
  3. Выбираем приоритет.

По умолчанию новая квитанция оформляется “Без приоритета”. Такие заявки отображаются в главном окне “Все квитанции”.

Если при создании квитанции выбрать приоритет “Средний” или “Высокий” (или созданный дополнительно приоритет), то такая квитанция дополнительно отобразится в окне SLA.

Внимание! Выбирайте приоритет внимательно. После установки приоритет нельзя изменить даже при редактировании квитанции.

Для удобства работы со срочными квитанциями, они отображаются в окне “SLA”.

Для каждой отображается время, оставшееся до завершения обработки квитанции, время ее создания, время назначения исполнителя и ОЛ. При завершении — время исполнения (например, “Готово в срок 32 мин.”).

Чтобы завершить работы по заявке нужно нажать кнопку “Остановить SLA” (крайняя справа, выглядит как часы). Это можно сделать не меняя статус заявки. Например, по заявке нужно отремонтировать принтер, а SLA считается выполненным при предоставлении подменного оборудования.

Не забывайте нажимайте на кнопку “Остановить SLA”, иначе отсчет времени будет продолжаться.

В остальном работа с заказами по договору SLA точно такая же, как и с остальными заявками в системе.

 

Заполнение гарантийного талона

Гарантийный талон доступен для печати из квитанции и из документа «Отгрузка».

Содержит перечень товаров и услуг, количество позиции, единицы измерения, срок гарантии и серийный номер.

Чтобы установить гарантийный срок, предварительно укажите его в карточке с описанием товара или услуги.

Формат произвольный: 24 дня, 1 месяц, 3 месяца и т.д.

Серийный номер для товара указывается непосредственно в отгрузке. Либо в ручном режиме, либо выбирается из тех, что были введены при оформлении приёмки товара.
Серийный номер

После этого их можно добавлять.
В квитанции, нажмите кнопку «+ со склада»
Вас перекинет в новый документ «Отгрузка»
И там из справочника вы сможете добавить необходимые услуги и товары

Гарантийный срок из карты товара\услуги автоматически попадает в бланк гарантийного талона.

Обновления за март 2017

Общие изменения

— Запущена демо-версия первой части новых отчетов.
Новые отчеты

 

 

Украинский
— Добавлена поддержка украинского языка
(при появлении запросов, добавим другие языки).

Функционал для дополнительных модулей
— Добавлена кнопка ручной остановки таймера для заявок с приоритетом.
— Добавлены ключи для автоматических email и sms в режиме SLA.

Права доступа
— Добавлено удаление роли пользователя

Прочее:
— НДС в общих настройках
— новые переменные в печатных формах
— Улучшения внешнего вида

Чего ждать в апреле.

В процессе добавления печатные формы РКО и ПКО
Новый тип документа «Счёт» + новые переменные для товарного чека и акта выполненных работ
Печать ценников из «Приёмок»
Продолжается работа на отчетами (результат должен Вам понравиться)