При удалении пользователя, связанный с ним мастер остается в списке “Исполнители”.

Это происходит. так как в роли мастера выступает контрагент, а не сам пользователь.
Подробнее в материале “Работа с учетными записями”

Что бы убрать мастера их списка:
1. Зайдите в раздел Справочник – Контрагенты (группа Исполнители)
2. Выберите нужного контрагента
3. Отключите группу “Исполнители”

4. Нажмите “Сохранить”

В списке стало на одно ФИО меньше.
Вы великолепны!

Контрагент – одна из сторон в товарных и гражданских отношениях.
В БК это заказчики, поставщики и сторонние исполнители (физические и юридические лица) с одной стороны, а также ваши организации – с другой.

Чтобы контрагент корректно определялся системой, необходимо ввести для него номер телефона в федеральном формате.
За каждым контрагентом можно закрепить несколько номеров, но один и тот же номер может быть только у одного контрагента.

Для регистрации в БК достаточно ввести свою почту и нажать кнопку “Готово”.

Вам автоматически будет направлена ссылка.

Перейдите по ссылке и аккаунт активируется.

Что делать если ссылка не пришла?
Некоторые почтовые службы, например mail.ru часто блокируют подобные письма на уровне обработки.
Т.е. они не попадают даже в папку “Спам”.
Временное решение данного вопроса – регистрация почты на Яндексе или Gmail.

После активации переходите к следующему этапу.

 

Следующий раздел: Внесение данных о компании

Чтобы добавить заявку в базу, достаточно нажать кнопку “+ новая квитанция” в верхнем левом углу экрана.
Она расположена рядом с полем “Поиск” и полем мгновенного перехода к нужной квитанции.

Чтобы квитанция сохранилась, обязательно нужно заполнить следующие поля:
– название техники или причина заказа;
– серийный номер устройства (n/a, нет – в случае отсутствия);
– имя или название организации заказчика (при вводе символов всплывет подсказка);
– номер телефона в федеральном формате (по нему определяется контрагент);
– контактные данные (для указания адреса клиента).

При выборе заказчика из базы, поля с номером телефона и контактные данные заполняются автоматически.
Если у заказчика сменился номер телефона или адрес, перед сохранением выберите “Обновить контактные данные”.

Для ускорения ввода часть информации (виды техники и примечание) можно задать заранее. Настройки индивидуальны для каждого пользователя.

В нижней левой части формы указана принадлежность к структурным подразделениям в системе:
Офис (офис приемки – определяет место оформления и нахождения заявки)
Организация (отвечает за дальнейшее движение денежных средств по заявке)
Приёмщик.

 

Следующая статья: Как выдавать квитанцию

Немного личного.

В 2012 году я перестал допускать ошибки в логинах, почтах, пропускать символы в паролях при регистрации. Все изменил менеджер паролей. Если сталкиваетесь с подобным, то советую использовать такие программы. Они не только экономят время, но и повышают надежность.

Для входа в систему используются логин и пароль.
При регистрации уделите внимание регистру букв (клавиша “CapsLock”), раскладке клавиатуры и возможным пробелам. Часто пользователи не обращают на это внимание, и в итоге войти на аккаунт получается при помощи службы поддержки.

Формат логина usename@companyname. Поддерживается кириллица.
Для пользователя “admin” в компании “service-center” логин будет иметь внешний вид
admin@service-center

Имя пользователя и название компании – могут повторяться. Но сочетание имени и компании – уникально. Повторная регистрация подобного логина невозможна.
Логин можно заменить через службу поддержки.

Пароль не уникален, зашифрован и может быть заменён со стороны пользователя.

Для входа в систему с указанием логина и пароля выполните следующие действия:

В окне входа введите выбранное имя пользователя (логин) и пароль. Символы пароля при вводе скрываются.

Рекомендуем использовать менеджер паролей для хранения логина и пароля (LastPass, например).

Нажмите кнопку “Войти”.

Если аутентификации пользователя прошла успешно, вы увидите главное окно системы.
Если нет – ничего не произойдет, логин и пароль сбросится.

 

Следующий раздел: Регистрация

БазаКвитанций работает с тремя типами подразделений.
1. Офис
2. Касса и организация
3. Склад

перейти в Управление офисами и складами
перейти в Управление организациями

Офис

Физическое место, где происходит общение с заказчиками и покупателями, а так же находятся документы и оборудование. Т.е. клиентское оборудование перемещается между офисами. Документы для оплаты юр.лица так же забирают в офисах.
Имеет параметры адреса и контактных данный, которые можно использовать при печати документов.

Касса и организация

Подразделение, отвечающее за обработку денежных средств. Имеет наличный счет (для приходных и расходных ордеров) и безналичный (входящие и исходящие платежи).
Допускается неограниченное количество организаций для учетной записи.
Параметры подразделения:
– реквизиты юр.лица,
– информация о расчетном счете.

Используются для оформления кассовых документов.

При отсутствии собственных организации, используется параметр “Вне организации”.

Склад

Обозначает место, где находится товар или офисное оборудование.
Используется в счетах и складских документах для контроля за остатками и оборотом.

Имеет адрес, который можно использовать для печати.

 

Следующий раздел: Настройка прав доступа

Операция оприходования позволяет внести начальное значение остатков на складе, а так же учесть пересортицу.

Для оприходование товара в БазеКвитанций создайте документ “Оприходование“. Результат создания документа – добавление в базу товарных излишков.

Создать оприходование можно в складской панели документов в разделе “Оприходования”.

Как и “Приемка”, “Оприходование” требует выбрать определённый склад, но поле Контрагент (поставщик) отсутствует.
Цена товара задается при редактировании конкретной позиции, по умолчанию нулевая.

Документ “Оприходование” может быть отредактирован. Поправьте количество товара или просто удалите лишнюю позицию.
После внесения необходимых данных сохраните документ.

“БазаКвитанций” работает с пользователями на 2-ух уровнях.
1-ый уровень. Пользовательская запись на уровне системы. По ней осуществляется вход в систему, логгирование действий, восстановление паролей.
2-ой уровень. Обозначение пользователя в качестве контрагента с соответствующей принадлежностью по группам. Определяет пользователя в различных выпадающих списках внутри самой программы и принадлежность к выписанным документам. Отвечает за отправку сообщений.

При создании нового пользователя он автоматически добавляется в справочник “Контрагенты” с присвоенной группой “Сотрудники”. В случае активации функции “Мастер” из профиля, пользователю присваивается группа “Исполнители”. Обратной связи нет.

“Ответственное лицо”. Для пользователей, которые контролируют ход работ по заявкам. По умолчанию ответственным лицом назначается пользователь, оформивший квитанцию. (больше подробностей)

При удалении пользовательской записи из “Панели управления пользователями” пропадает только возможность входа в систему. Имя пользователя по прежнему будет находится в списках исполнителей и ответственных лиц. Для деактивации следует исключить пользователя из групп в справочнике “Контрагенты”.

 

Следующий раздел: Структурные подразделения в системе

Если на вашем аккаунте несколько разных организаций, то вам могут понадобится различные бланки о приеме техники.
(как минимум, чтобы обозначить различие в логотипах)

Рассмотрим пример добавления бланка “Квитанции” / “Расписки” / “Заказ-наряда”.

1. Копирование стандартного бланка

– выберите образец “Квитанция (основная)” (правый нижний угол)
Администрирование ➤ Печатные формы ➤ Квитанция [Образцы || Квитанция (основная) в списке форм],

– переключите просмотр в режим “Источник” (верхний левый угол),
– скопируйте код бланка в буфер обмена,
– нажмите “Добавить новую форму” в верхнем правом углу,

– введите название бланка,
– вставьте содержимое из буфера обмена.

2. Придайте бланку нужный вид.

Используйте соответствующие ключевые слова для данных, которые вы хотите вывести при печати.
“Слова” находятся справа от формы и для добавления достаточно кликнуть по нужному.

Что бы добавить своё изображение, отличное от логотипа, нужно предварительно загрузить его на сторонний фотохостинг или свой сайт.
Затем нажмите кнопку “Изображение” и укажите ссылку на него.

3. Укажите, в каком документе использовать бланк

4. Ускорьте печать нужного бланка для складских документов

При нажатии на “Печать” будет будет появляться нужный документ, если выбрать его “по умолчанию”

Администрирование ➤ Печатные формы ➤ Общие настройки [Нужный документ]

Пример нестандартного бланка квитанции
Сохраните файл на ПК, а содержимое скопируйте в текстовый режим работы редактора, открывается по нажатию на кнопку “Источник”.

Присылайте Ваши вопросы и мы расширим наборы стандартных бланков и форм.